Менеджмент поєднує в собі управління безліччю факторів, серед яких управління часом – чи не найголовніше. Правильно організований тайм-менеджмент передбачає не тільки правильний розподіл часу на кожне завдання,а й розстановку пріоритетів, рівень критичності їх виконання та грамотно складений to do list.  

Об'єднання завдань у певні блоки підвищує кількість та ефективність виконання у рази. Тому, пропонуємо розібрати декілька підходів до тайм-менеджменту, які зроблять ваш день, а в перспективі і тиждень надзвичайно продуктивним.

«Близнюки»

Багатозадачність в інтелектуальній праці не працює. Дослідники з Університету Стенфорда провели експеримент, в якому з'ясували, що коли людина робить кілька інтелектуальних справ одночасно, наприклад, читає та розмовляє телефоном, то гірше запам'ятовує і зміст розмови, і прочитане. При цьому не може визначити яка інформація була важливою, а яку можна було опустити. Якщо людина працює тільки над однією справою в один проміжок часу, вона краще справляється із завданням і добре запам'ятовує інформацію.

Відповідно до цього підходу  Ви формуєте завдання до блоків за принципом подібності. Відводьте собі певний час виконання справ одного типу і більше протягом дня до них не повертайтеся. Дві години на переговори по телефону, годину на кореспонденцію, дві чи три – на ділові зустрічі.

Приблизний розклад:

9:00 – 11:00 – дзвінки. Включає дзвінки клієнтам, партнерам, інвесторам, постачальникам, юристам, особисті розмови.

11:00 – 12:00 – розбір кореспонденції. Читання та складання відповідей клієнтам, партнерам, інвесторам, постачальникам, юристам, особисті листи.

12:00 – 12:30 – складання списку статей та літератури, необхідної для читання.

12:30 - 15:00 - зустрічі в офісі (або в ресторані за ланчем). Зустрічі з клієнтами, партнерами, інвесторами, постачальниками, юристами, особисті зустрічі.

15:00 – 17:45 – зустрічі та справи, які не потребують присутності в офісі. Перевірка нового об'єкта, магазину, заводу, інспекція парку, що будується і т.д.

Дорогою - читання (прослуховування) відкладених статей та необхідної літератури.

17:45 – 18:00 – складання to do list на завтра.

Такий розпорядок дозволить Вам не лише сконцентруватися на виконанні конкретного завдання, а й не задаватися питанням, а чи всім відповів, кому потрібно, чи з усіма зустрівся, і зателефонував і т.д.

 ‍

«Тиждень»

Відведіть певним заняттям свій день тижня. Призначаючи, наприклад, зустрічі зі старими партнерами чи замовниками лише на понеділок ічетвер, Ви зможете зі спокійною совістю не тільки відвести вівторки для зустрічей з новими клієнтами, але і почати ходити в басейн по середах. Звичайно, Ви, як і будь-який бізнесмен, зав'язані на інших людях та їхньому розкладі, але насправді це не так важко, як здається.

Приблизний розклад:

Понеділок:

9:00 – 13:00 – обов'язкові дзвінки, кореспонденція,складання списку статей та літератури, необхідної для читання, організація зустрічей на завтра.

14:00 – 18:00 – юридичні питання, пошук нових клієнтів, продовження договорів з поточними клієнтами, перевірка рахунків, реквізитів, закупівля нового обладнання тощо.

Вівторок:

9:00 – 13:00 – справи дорогою до офісу – зустрічі з клієнтами, партнерами на їхній території тощо;

14:00 – 18:00 – зустрічі в офісі, переговори, знайомство із новими партнерами (інвесторами, клієнтами).

Середа:

9:00 – 13:00 – читання необхідної літератури, документації, статей щодо специфіки Вашої роботи тощо.

14:00 – 18:00 – робота із новими проектами, наради, внутрішньоколективні тренінги.

Четвер:

9:00 – 13:00 – переговори по скайпу, конференції, зустрічі, вирішення дрібних поточних питань.

14:00 – 18:00 – необхідні дзвінки, зустрічі,консультації, переговори, вирішення спеціально відкладених на цей час питань, які не потребують негайного втручання.

П'ятниця:

9:00 – 13:00 – складання to do list наступного тижня,«нагадування» про необхідні дзвінки та відправлення пошти з привітаннями знайомих (за потреби), організація зустрічей на понеділок.

14:00 – 18:00 – справи поза офісом за маршрутом, складеним так, щоб до офісу цього дня вже не повертатися.

Такий розпорядок дозволить Вам зробити Ваш день прозорим для Ваших партнерів і співробітників. Тільки не забудьте час від часу перевіряти, що відбувається в офісі, поки весь колектив знає, що на сьогоднішній день з 11 до 13 у Вас міні-гольф.

«Меню»

Є така стара мудра думка про те, що якщо вже тобі треба з'їсти жабу – то зроби це з самого ранку, не затягуй і не псуй собі настрій очікуванням. Інакше кажучи – найнеприємніші для себе справи намічайте на ранок, розправляйтеся з ними відразу і переходьте до «десерту» – тобто до того, що більше до вподоби. Чим швидше Ви звикнете відокремлювати «жаб» від «десерту» –тим кращим буде результат.

Якщо найбільше Ви НЕ любите проводити зустрічі – починайте день із них. Якщо щоденні зустрічі з Вашим колективом – улюблена частина роботи – залишайте її під кінець дня, коли вже можна розслабитись та отримати задоволення від процесу.

Приблизний розклад:

9:00 – 11:00 – «жаби». Справи, які Вам найбільше не хочеться робити сьогодні, але які вимагають негайного втручання.

11:00 – 13:00 – «ланч». Справи, які можна вирішити як в офісі, так і поза ним, не вимагають вашої повної концентрації

14:00 – 15:00 – «перша страва». Не всі люблять суп, але його потрібно їсти, щоб організм добре працював. Сюди ми відносимо «текучку» – справи середнього ступеня «жаб», що потребують щоденного виконання.

15:00 – 16:00 – «друга страва». Тут не обійтися без знань, який келих для якого вина, і якою виделкою їдять рибу. Інакше кажучи –справи, що вимагають Вашої попередньої підготовки до них, та приносять відчутний результат для Вашого бізнесу.

16:00 - 18:00 - десерт. Те, що Вам найбільше подобається робити, те, що найкраще виходить, зустрічі з улюбленими клієнтами і т.д. Тільки не забувайте, що одним «десертом» ситий не будеш.

Який із підходів групування завдань Ви би не обрали, вже через тиждень Ви відчуєте, наскільки це економить час і помітно впливає на бізнес. Зрозуміло, ніхто не скасовував поняття форс-мажору, людського чинника та інших деталей, без яких не обійтись жодному бізнес-процесу. Але чітке групування завдань дає Вам можливість бути якщо не підготовленим до всіх можливих форс-мажорів, хоча б внести для них час у вашому напруженому розпорядку. Головне – не забудьте про те, що одне із завдань на сьогодні – внести завтрашні у to do list. Підготовка з вечора підійде тим, кому важко вставати рано-вранці. Записуйте робочі та особисті завдання на завтра наприкінці робочого дня. Так ви зрозумієте своє навантаження заздалегідь і розподілите завдання без ранкового поспіху.

Організація завдань – справа індивідуального підходу.Вибирайте той, який найзручніший саме для Вас, і вперед до вдалого тайм-менеджменту!

‍